14.1. Trình tự thực hiện:
- Bước 1:Người yêu cầu công chứngnộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng;
- Bước 2:Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý hồ sơ; nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ thì hướng dẫn người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ.
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng; giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia;
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;
Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng;
Trường hợp hợp đồng được soạn thảo sẵn, công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng; nếu trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để điều chỉnh. Trường hợp người yêu cầu công chứng không điều chỉnh thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng;
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng thì ký vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng;
Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.
Bước 3: Người có yêu cầu công chứng nộp phí, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định (nếu có), nhận kết quả công chứng.
* Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực khi được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng
14.2. Cách thức thực hiện:
+ Thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
+ Việc công chứng có thể thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
14.3. Thành phần hồ sơ
Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng và xuất trình bản chính để đối chiếu. Hồ sơ gồm có các giấy tờ sau đây:
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên;
- Giấy tờ có liên quan đến nội dung ủy quyền;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có, cụ thể:
+ Bản sao giấy chứng nhận kết hôn; văn bản cam kết tài sản riêng (nếu đã có vợ chồng mà vợ chồng có thỏa thuận về tài sản trong thời kỳ hôn nhân); giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (đối với trường hợp chưa kết hôn hoặc trường hợp có đăng ký kết hôn nhưng đã ly hôn, chưa có kết hôn mới hoặc trường hợp có đăng ký kết hôn nhưng vợ/chồng đã chết, chưa kết hôn mới hoặc trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 và vẫn chung sống với nhau mà chưa đăng ký kết hôn).
+ Giấy tờ tùy thân của người làm chứng trong trường hợp có nhân chứng.
+ Trường hợp giao dịch với tổ chức là pháp nhân thì phải bổ sung các loại giấy tờ sau:
. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư
. Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân);
. Văn bản ủy quyền của người đứng đầu pháp nhân cho người đại diện pháp nhân được ký kết hợp đồng, giao dịch (nếu có);
. Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp nhân;
. Đối với tài sản thuộc quyền sở hữu của pháp nhân thì phải có Điều lệ của pháp nhân. Trường hợp Điều lệ của pháp nhân không quy định rõ thẩm quyền của người đứng đầu pháp nhân thì phải có biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Nghị quyết của Hội đồng thành viên (đối với loại hình công ty TNHH); biên bản họp Hội đồng quản trị, biên bản họp hội đồng cổ đông, nghị quyết hội đồng cổ đông (đối với loại công ty cổ phần)..., nội dung các văn bản này phải nếu rõ việc đồng ý thực hiện giao dịch liên quan đến nội dung yêu cầu công chứng và cử người đại diện ký kết hợp đồng. Hoặc tương ứng với từng loại hợp đồng công chứng mà có các giầy tờ khác có liên quan như: báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất,...
. Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân nếu không đến tổ chức hành nghề công chứng để ký vào hợp đồng trước sự có mặt của công chứng viên thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng nhưng phải gửi văn bản đăng ký chữ ký mẫu, mẫu dấu tại tổ chức hành nghề công chứng.
+ Trường hợp một trong các chủ sở hữu chung đã chết thì phải làm thủ tục thừa kế tài sản và xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu về tài sản (đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng).
+ Đối với tài sản của người được giám hộ thì phải có sự đồng ý của người giám sát việc giám hộ theo quy định pháp luật.
+ Đối với việc ủy quyền tài sản của Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp thì phải có văn bản đồng ý của cơ quan chủ quản có thẩm quyền.
+ Đối với việc chuyển quyền sở hữu tài sản của Nhà nước tại các doanh nghiệp thì phải thực hiện theo Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Nghị định số 91/2015/NĐ-CP ngày 13/10/2015 của Chính phủ Về đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và sử dụng vốn, tài sản tại doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan;
+ Giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có
- Dự thảo hợp đồng ủy quyền (nếu có)
Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực
14.4. Thời hạn giải quyết
- Vụ việc đơn giản không quá 01 (một) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Vụ việc phức tạp cần phải tiến hành xác minh, phối hợp với các cơ quan có liên quan thì thời hạn giải quyết không quá 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
14.5. Đối tượng thực hiện TTHC: Tổ chức, cá nhân yêu cầu công chứng
14.6. Cơ quan thực hiện TTHC: Tổ chức hành nghề công chứng
14.7. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản công chứng
14.8. Phí công chứng; thù lao công chứng, chi phí khác (nếu có):
- Phí công chứng: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên.
- Thù lao công chứng: Thực hiện theo quy định tại Quyết định số 22/2015/QĐ-UBND ngày 19/8/2015 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành mức trần thù lao công chứng, chi phí khác trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
- Chi phí khác: Do tổ chức hành nghề và người yêu cầu công chứng thỏa thuận (trên cơ sở tổ chức hành nghề công chứng niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác và có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về các chi phí cụ thể đó).
14.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
14.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC (nếu có):
+ Đảm bảo đầy đủ các thành phần của hồ sơ theo quy định
+ Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.
14.11. Căn cứ pháp lý của TTHC
+ Bộ Luật Dân sự năm 2015
+ Luật Công chứng.
+ Luật Nhà ở
+ Luật Đất đai
+ Luật Hôn nhân và Gia đình
+ Luật Hộ tịch
+ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ về việc qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng
+ Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai
+ Nghị định 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở
+ Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng năm 2014.
+ Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên
+ Quyết định số 22/2015/QĐ-UBND ngày 19/8/2015 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành mức trần thù lao công chứng, chi phí khác trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
+ Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và các văn bản hướng dẫn thi hành
