10.1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng;

- Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý hồ sơ công chứng, nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ thì hướng dẫn người yêu cầu công chứng hoàn thiện.

Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện văn bản thỏa thuận; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia văn bản thỏa thuận. Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản;

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc có căn cứ cho rằng hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc thực hiện văn bản thỏa thuận có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ thì có quyền từ chối công chứng

- Bước 3: Thực hiện niêm yết

Tổ chức hành nghề công chứng niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại trụ sở của UBND cấp xã, phường nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện tại nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú cuối cùng của người đó và tại UBND xã phường nơi có bất động sản.

Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị UBND cấp xã phường nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

Trường hợp văn bản thỏa thuận phân chia di sản được niêm yết có khiếu nại, tố cáo, công chứng viên giải thích, hướng dẫn cho người dân liên hệ các cơ quan có thẩm quyền để giải quyết nếu nội dung khiếu nại, tố cáo là có cơ sở.

Nếu hết thời hạn niêm yết mà không nhận được khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc văn bản khai nhận di sản thì thụ lý giải quyết hồ sơ.

- Bước 4: Soạn thảo và ký văn bản

Trường hợp nội dung, ý định thực hiện văn bản thỏa thuận là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo văn bản.

Trường hợp văn bản được soạn thảo sẵn, công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản; nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của văn bản không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để điều chỉnh. Trường hợp người yêu cầu công chứng không điều chỉnh thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật công chứng để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

- Bước 5: Người yêu cầu công chứng nộp phí; thù lao công chứng, chi phí khác (nếu có) theo quy định, nhận kết quả công chứng

* Văn bản công chỉ có hiệu lực khi được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

10.2. Cách thức thực hiện

- Thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

- Việc công chứng có thể thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.  

10.3. Thành phần hồ sơ

Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng và xuất trình bản chính để đối chiếu. Hồ sơ gồm có các giấy tờ sau đây:

- Phiếu yêu cầu công chứng;

- Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên.

- Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

- Trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc;

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến văn bản thỏa thuận mà pháp luật quy định phải có, cụ thể:

+ Giấy chứng tử;

+ Văn bản từ chối nhận di sản của các đồng thừa kế khác (nếu có);

+ Giấy tờ tùy thân của người làm chứng trong trường hợp có nhân chứng;

+ Trường hợp ủy quyền phải có văn bản ủy quyền hợp pháp.

+ Các giấy tờ có liên quan đến văn bản thỏa thuận mà pháp luật quy định phải có

- Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản (nếu có);

Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy co nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực

10.4. Thời hạn giải quyết

-Vụ việc đơn giản không quá 01 (một) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

-Vụ việc phức tạp cần phải tiến hành xác minh, phối hợp với các cơ quan có liên quan thì thời hạn giải quyết không quá 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Thời hạn niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế là 15 ngày

10.5. Đối tượng thực hiện TTHC: Tổ chức, cá nhân yêu cầu công chứng

10.6. Cơ quan thực hiện TTHC: Tổ chức hành nghề công chứng

10.7. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản công chứng

10.8. Phí công chứng; thù lao công chứng, chi phí khác (nếu có):

-Phí công chứng: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên.

b) Thù lao công chứng: Thực hiện theo quy định tại Quyết định số 22/2015/QĐ-UBND ngày 19/8/2015 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành mức trần thù lao công chứng, chi phí khác trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

c) Chi phí khác: Do tổ chức hành nghề và người yêu cầu công chứng thỏa thuận (trên cơ sở tổ chức hành nghề công chứng niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác và có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về các chi phí cụ thể đó).

10.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không

10.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC (nếu có):

-Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.

Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế trong thời hạn 15 ngày. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản. Trong trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

  Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định nêu trên và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.

 Trường hợp di sản chỉ là động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

10.11. Căn cứ pháp lý của TTHC

+ Bộ Luật Dân sự năm 2015

+ Luật Công chứng.

+ Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 của Chính Phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng

+ Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng năm 2014.

+ Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên.

+ Quyết định số 22/2015/QĐ-UBND ngày 19/8/2015 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành mức trần thù lao công chứng, chi phí khác trên địa bàn thành phố Đà Nẵng